Planificación de proyectos, ¿Qué es y cuáles son los pasos?

La Planificación de Proyectos hace referencia a la ordenación sistemática de las tareas para lograr un objetivo, donde se expone lo que se necesita hacer y cómo debe llevarse a cabo. Es una actividad que puede realizarse de diferentes maneras y con distintas herramientas, pero siempre con el mismo objetivo: lograr el mejor proyecto posible. La razón del fracaso de los proyectos, la mayoría de las veces se debe a la improvisación. Comenzamos el proyecto presionados por la urgencia, sin la suficiente reflexión previa, en base a suposiciones y a una cierta soberbia basada en que nuestra “experiencia” nos dará la fuerza y la capacidad necesaria para irnos enfrentando a los problemas según vayan ocurriendo. Pero esto es un error que puede costarnos dinero y tiempo. Para ayudarte en Banco Macro contamos con un Programa para el Desarrollo de tus proyectos, queremos que tu idea se transforme en un proyecto y para esto acercamos capacitaciones y charlas para ayudarte a crecer. A continuación te detallaremos cada aspecto que debés saber para llevar a cabo un proyecto:

Planificación previa

La planificación tiene como finalidad la definición del trabajo requerido para poder cumplir con los objetivos del proyecto, tratando que los objetivos sean identificados fácilmente por los participantes. Pero la planificación del proyecto no solo define la manera en que el proyecto se ejecuta, sino también cómo se monitorea, se controla y se cierra. El plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto, y debería ser lo suficientemente robusto como para responder al entorno siempre cambiante del mismo. La planificación del proyecto es un proceso iterativo, ya que según avanzamos en su desarrollo podemos tener información más precisa. Proceso para planificar un proyecto

1- Análisis de viabilidad y definición de los objetivos

Se inicia por analizar el proyecto, entendiendo cuál es su razón de ser, qué necesidades de negocio tiene que cubrir, cuál es su vinculación con la estrategia de la empresa y cuál es su grado de viabilidad. Para esto, es necesario que hagamos una planificación de alto nivel a través de una estimación de los recursos necesarios en orden de magnitud y su disponibilidad. También, debemos saber los costos involucrados, la capacidad operativa y tecnológica, los riesgos críticos y la implicación de las partes clave interesadas. Todo con la finalidad de determinar si el producto del proyecto puede ser entregado para la fecha de finalización y dentro del presupuesto que la organización estableció en su momento.

2- Definición del alcance

En esta etapa se definirán cada una de las tareas y actividades en las cuales se divide el proyecto y las prioridades para su realización, así como la distribución de responsabilidades entre todos los participantes.

3- Identificación de los costes y recursos

Incluye los de todo tipo como financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios para realizar las actividades y tareas definidas. En esta fase se detallarán, además, los riesgos que podrían afectar al proyecto y cómo se gestionaría.

4- Elaboración del plan de trabajo integral

En este paso debemos detallar cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Para esto, se debe desarrollar el presupuesto, el cronograma, el plan de gestión de riesgos, el procedimiento de gestión de cambios, las métricas y controles, el plan de comunicación, el plan de gestión de los recursos humanos, el plan de gestión de riesgos y el plan de involucramiento de las partes interesadas.

5- Revisión del plan en marcha

Durante la ejecución del proyecto, es más que previsible que según los datos que vayamos recaudando, podamos efectuar cambios puntuales en el proyecto con la intención de mejorarlo.

6- Evaluación final

Es necesario valorar si conseguimos todos los objetivos iniciales, esto nos sirve para poder convertir la experiencia en un activo de la organización que nos permita enfrentarnos con más éxito a futuros retos.